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展會(huì)是我們拓展新客戶維護(hù)老客戶的重要機(jī)會(huì)。也是我們了解客戶需求及市場(chǎng)發(fā)展走勢(shì)的窗口。也是鍛煉和提升外貿(mào)業(yè)務(wù)員綜合素質(zhì)的機(jī)會(huì)。充分的展前準(zhǔn)備，有效的展中溝通跟記錄，科學(xué)的展會(huì)總結(jié)，才能保證達(dá)到理想的展會(huì)結(jié)果。下面為大家介紹展會(huì)須知的一些事項(xiàng)：

? ? 在攤位已經(jīng)訂好（攤位面積、攤位號(hào)確定），攤位設(shè)計(jì)完成情況下，大致按照時(shí)間先后順序，展前準(zhǔn)備如下：

一．樣品的搜集與選擇

在展會(huì)前半年開始，留意并搜集更適合需求、市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)的新產(chǎn)品。選擇能代表公司生產(chǎn)能力的產(chǎn)品。常規(guī)產(chǎn)品每種選擇每種有代表性的型號(hào)，重點(diǎn)推出的產(chǎn)品要充分備全。

注意：事先要確定展品沒有外關(guān)等＊＊問題，沒有目的地命令禁止展出的物品。同時(shí)避免和當(dāng)?shù)匚幕械钟|的物品。

二．展品擺設(shè)。

展品前至少一個(gè)半月前，參照攤位面積及開口情況，在公司樣品室內(nèi)演練一遍展品擺放位置，并拍照記錄。目的是提前梳理布展思路合理有效運(yùn)場(chǎng)地，了解攤位設(shè)計(jì)需求，節(jié)省臨展布置時(shí)間。

三．展品運(yùn)輸。

國(guó)外展會(huì)至少提前一個(gè)半到兩個(gè)月（海運(yùn)），國(guó)內(nèi)展會(huì)至少提前二十天將樣品打包裝箱。每個(gè)箱子內(nèi)分別附樣品形式發(fā)票，以備國(guó)外展入境時(shí)清關(guān)，也便于參展人員布展、撤展時(shí)清點(diǎn)對(duì)比展品。

為了保證樣品無損壞，選擇堅(jiān)實(shí)的外箱裝運(yùn)，如有必要選擇木條箱或者鋁箱。向上貼好買嘜頭，包括如下信息：A展會(huì)全稱（中/英文），B展館名稱，C參展公司,D攤位號(hào)，E聯(lián)系方式。

關(guān)于物流公司，選擇大會(huì)指定公司，以便能將樣品送到攤位上。至少也要能到達(dá)展館內(nèi)。將貨的運(yùn)單原件、協(xié)商好的報(bào)價(jià)單、運(yùn)輸公司展館聯(lián)系方式等，要隨身帶到展館。萬一出現(xiàn)當(dāng)布展當(dāng)天物品還沒到達(dá)攤位的情況時(shí)，可以及時(shí)聯(lián)系到相關(guān)物流公司負(fù)責(zé)人。

四．展前半個(gè)月給客戶寫邀請(qǐng)函。

包括信息：展會(huì)名稱、日期、舉行地點(diǎn)、我司攤位號(hào)。

注意：重要客戶如果明知是在相同區(qū)域內(nèi)經(jīng)營(yíng)同類產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，為了避免客戶見面尷尬并對(duì)我司產(chǎn)生不信任感，在邀請(qǐng)函上會(huì)談日期要錯(cuò)開。

五．報(bào)價(jià)表、產(chǎn)品目錄、客戶調(diào)查表、寫真畫、宣傳單、名片的制作。

1. 報(bào)價(jià)表。要求統(tǒng)一格式，統(tǒng)一價(jià)格，雙面打印在A4紙上裝訂成冊(cè)，做好分類標(biāo)簽。人手一份。同時(shí)帶上電子版。包含信息：產(chǎn)品圖片、大致規(guī)格、包裝、價(jià)格條款、付款方式、發(fā)貨期、所獲認(rèn)證、價(jià)格有效期等信息。

2. 目錄上有詳盡的產(chǎn)品規(guī)格。視客流量，4~5天的展會(huì)至少要準(zhǔn)備250~400份目錄。有條件，每季度、每年度制作一個(gè)版本的目錄。

3. 客戶調(diào)查表。打印在A4紙上，帶200份。信息包括：公司抬頭，日期，客戶名片，價(jià)格條款，啟運(yùn)/抵運(yùn)港口，付款方式，產(chǎn)品描述（產(chǎn)品編號(hào)、詳述、數(shù)量、包裝、價(jià)格），樣品（型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、客人到付快遞賬號(hào)），流水號(hào)。

4. 宣傳單、寫真畫等吸引客戶到我們攤位。

5. 名片。正反分別印中英文。每人兩盒

6. 空白合同范本。同時(shí)帶電子版。

六．其他文具清單。

七．公司相關(guān)資質(zhì)，認(rèn)證的復(fù)印件。

參展技巧